云图控股公司总部原有两个会议室，一个是4F视频会议室，一个是4F贵宾会议室，因原有设备已使用多年，存在设备技术落后及设备老化等情况，在这信息化时代快速的提升为满足多功能会议需求采用了一些视频切换器、音视频分离器、视频分屏器等设备，操作也很复杂，同时故障率较高，时常出现图像故障或声音故障，极度影响一场会议的质量。
信息中心在接到几次会议故障反馈后， IT经理林开禄及时召集信息中心网络硬件部有关人员开会讨论针对总部会议系统改造的详细方案和应对措施。因新办公楼正在装修施工中，信息中心对新办公楼会议系统来进行合理的规划，IT经理林开禄毅然决定将新办公楼规划的部分设备提前用到现有的办公区，在不增加额外成本的情况下对汇景大厦会议系统来进行升级改造，于2021年9月16日，完成总部两个会议室的升级改造施工。
首先，是对贵宾会议室做改造。将原有的电子白板及老旧的电视机拆下，安装新办公楼项目购买的86寸液晶电视机，同时安装无线投屏器，用于电脑无线投屏以便用来播放宣传片和PPT展示，同时也支持手机无线投屏及手机和电脑双屏显示功能，大幅度的提升了会议质量。现场改造后情况如下图：
视频会议室做全面升级改造，采用专业的视频矩阵设备突出能处理复杂的视频输入与输出信号及反应迅速、灵敏。更新换代无线短杆座式话筒，此话筒安装便捷拾音效果好，避免了过去需要靠近麦克风才能讲话的尴尬。现在使用无线投屏器大幅度减少了有线接头预埋管线或更换检修故障率，同时提高了投屏的便捷性。
对原有音控线路进行整改和梳理，并设计制作完整的架构图，以方便操作和维护。视频会议系统架构如下图：
经过此次对贵宾会议室和视频会议室的改造升级，降低了故障率，大幅度的提升会议质量和效率，参会者获得了较好的会议体验。
通过此次会议系统的升级改造项目，让IT维护人员再次体会到，把公司的利益放在首位，把公司的事当作自己的事去做，就没有克服不了的困难，就没有办不成的事情。